Was ist neu in 2025: das Wichtigste für NGOs

Neue Gesetze für NGOs: E-Rechnung, digitale Beschlüsse, W-IdNr. & mehr. Wir sagen, was sich 2025 ändert – kompakt & verständlich erklärt.

1. Die E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 tritt auch für gemeinnützige Organisationen die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Dies betrifft insbesondere Organisationen mit wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, Zweckbetrieben oder solchen, die Vermögensverwaltung betreiben. Die wichtigsten Details:

• Rechnungsempfang: Eingehende elektronische Rechnungen (im Format XML, Standard XRechnung) müssen empfangen, verarbeitet und abgelegt werden können.
• Rechnungserstellung: Für ausgehende Rechnungen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026, in vielen Fällen sogar bis 2027. Das bedeutet, dass es für viele Organisationen ausreichend ist, sich zunächst auf die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen zu konzentrieren.
• Ausnahmen: Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts – dazu zählen auch wirtschaftliche Geschäftsbetriebe oder Zweckbetriebe mit geringer Umsatzgröße – sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Allerdings müssen auch diese Organisationen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Das ist zu tun:

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Die genutzte Buchhaltungssoftware sollte Rechnungen im Format XML, XRechnung unterstützen. Bei fuer-gruender.de gibt es einen praktischen Vergleich von aktuellen Software-Lösungen mit E-Rechnungs-Funktion: E-Rechnung-Software Vergleich

2. Digitale Beschlussfassung: Vereinfachung für Vereinsarbeit

Ein echter Fortschritt für Vereine ist die gesetzlich erleichterte Möglichkeit, Beschlüsse digital zu fassen. Mitgliederversammlungen und Abstimmungen können künftig nicht mehr nur in Präsenz, sondern auch per E-Mail, SMS, Chat oder über digitale Plattformen durchgeführt werden. Das bringt mehr Flexibilität, besonders für Vereine mit verstreut lebenden Mitgliedern.

Das ist zu tun:

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Um einen digitalen Beschluss zu fassen, müssen wie bisher alle Mitglieder einverstanden sein. Die Abstimmungen müssen technisch nachvollziehbar dokumentiert werden, eindeutig den Mitgliedern zuzuordnen und dauerhaft unverändert abrufbar sein. Um Rechtssicherheit zu gewähren, sollte vorab die Satzung geprüft und die Möglichkeit der digitalen Beschlussfassung integriert werden.

Weiterführende Informationen zur digitalen und hybriden Mitgliederversammlung gibt es im Artikel von SKala Campus.

3. Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Mit der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) erhält jede wirtschaftlich tätige Organisation eine zusätzliche eindeutige Kennung, die sie im Steuerrecht ausweist. „Wirtschaftlich tätig” ist ein Verein zum Beispiel dann, wenn er Sponsoring-Verträge oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat. Die neue W-IdNr. wird ab Dezember 2024 automatisch zugeteilt. Wenn die Organisation bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt, wird daraus die W-IDNr., wenn nicht, wird die Nummer neu zugeteilt und über Elster kommuniziert. Man braucht diese Nummer für die Kommunikation mit Steuerbehörden und im geschäftlichen Schriftverkehr.

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Organisationen sollten die neue Nummer nach Erhalt direkt in ihre Buchhaltungsunterlagen aufnehmen und die Kommunikationsprozesse (z. B. Brief-Vorlagen) entsprechend anpassen.

4. Gemeinnützige Rücklagenbildung: Mehr Rechtssicherheit

Organisationen sind zur “zeitnahen Mittelverwendung” verpflichtet. Diese Regeln zur Rücklagenbildung wurden nun präzisiert, um gemeinnützigen Organisationen mehr Planungs- und Rechtssicherheit zu bieten. Ausnahmen von der zeitnahen Mittelverwendung sind dann erlaubt, wenn die Rücklage zur nachhaltigen Erfüllung der Satzungszwecke nötig ist. Neu ist jetzt, dass zur Beurteilung der Zulässigkeit einer Rücklage der aktuelle Planungsstand herangezogen wird. Es zählt also nur, ob die Rücklage zum Zeitpunkt ihrer Bildung notwendig erschien – unabhängig davon, ob die Mittel später tatsächlich verwendet werden.

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Es ist ratsam, die Rücklagenstrategie regelmäßig zu überprüfen und sauber zu dokumentieren, um mögliche Fragen der Finanzbehörden vorzubeugen.

5. Wohngemeinnützigkeit: Neuer Fokus auf sozialen Wohnraum

Ein entscheidender Fortschritt ist die Wiedereinführung der Wohngemeinnützigkeit in den Katalog der anerkannten gemeinnützigen Zwecke. Somit ist die dauerhafte Überlassung von Wohnraum zu Mieten unter dem Marktniveau an bedürftige Personen ab diesem Jahr wieder ein gemeinnütziger Zweck. Die Bedürftigkeit muss nur zu Beginn des Mietverhältnisses nachgewiesen werden und kann körperliche, seelische oder geistige Hilfebedürftigkeit ebenso umfassen wie ein geringes Einkommen.

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Organisationen können jetzt prüfen, ob die Förderung von Wohnraum ein sinnvoller neuer Tätigkeitsbereich sein könnte, der mit ihrer Mission übereinstimmt.

6. Anhebung der Höchstgrenzen für Mitgliedsbeiträge

Die zulässigen Höchstgrenzen für Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren und Investitionsumlagen in gemeinnützigen Vereinen werden ab 2025 erhöht. Damit bieten sich größere Spielräume für die Finanzierung, ohne die Gemeinnützigkeit zu gefährden. Die neuen Grenzen sind:

• Jahresmitgliedsbeiträge: Bis zu 1.440 Euro.
• Aufnahmegebühren: Bis zu 2.200 Euro.
• Investitionsumlagen: Bis zu 7.200 Euro.

Das ist zu tun:

Organisationen sollten sich jetzt überlegen, ob sie ihre Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren für 2025 bzw. 2026 entsprechend anpassen. Eine mögliche Begründung dafür kann z. B. sein, dass die Organisation aufgrund der Inflation oder der Teuerung höhere Ausgaben hat.

Text: Karin Sommer, Foto:  Dall-E