Erfolgreich Projekte umsetzen: So gelingt gutes Projektmanagement

Ob Tierschutz, Umweltschutz oder Jugendprojekte – für nachhaltige Wirkung ist gutes Projektmanagement unverzichtbar. So gelingt es leicht.

Der Kern jedes guten Zwecks sind gute Projekte. Ganz egal ob es sich dabei um Tierschutz-Projekte, Umweltschutz-Projekte, Projekte mit Kindern und Jugendlichen oder um etwas ganz anderes geht: Gutes Projektmanagement ist das A und O, um Wirkung zu erzielen. Außerdem braucht es Projektmanagement, um Förderungen für Projekte erfolgreich zu beantragen.

Was ist Projektmanagement?

Grundsätzlich versteht man unter Projektmanagement die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen. Ein Projekt ist definiert als zeitlich begrenzte Anstrengung zur Erreichung eines bestimmten Ziels. In gemeinnützigen Vereinen kann das zum Beispiel die Durchführung von Workshops und Events, Kampagnen oder umfangreichen Kommunikationsmaßnahmen sein.

Die fünf Phasen eines Projekts

1.   Initiierung und Konzeption

In dieser Phase erwacht die Idee in Form eines Projekts zum Leben. Man definiert das Projektziel, den Umfang und die zentralen Anforderungen an das Projekt. Außerdem werden alle am Projekt Beteiligten identifiziert, das beinhaltet auch, ihre Erwartungen zu verstehen. Zum Beispiel können in dieser Phase Interviews mit der Zielgruppe durchgeführt werden oder Förderrichtlinien geklärt werden.

2.   Planung

Eine gute Planung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Projekts. Jetzt geht es also wirklich ans Eingemachte: man entwickelt einen detaillierten Plan, der alle Aspekte des Projekts umfasst. Dazu gehören:

• Ziele und Meilensteine: Ziele sollten SMART (spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert) formuliert sein und in kleinere, besser handhabbare Meilensteine unterteilt werden.
• Ressourcenplanung: Jetzt ermittelt man auch, welche Ressourcen benötigt werden. Das können Menschen und ihre Arbeitszeit sein, aber natürlich auch Geld und Materialien.
• Zeitplanung: Ein konkreter Zeitplan mit allen wichtigen Terminen und Fristen erleichtert die Durchführungsphase und gibt stets einen guten Überblick darüber, wo das Projekt gerade steht.
• Kostenplanung: Man erstellt in dieser Phase auch ein Projektbudget, das infolge die Kostenkontrolle erleichtert und sicherstellt, dass alle geplanten Maßnahmen finanziert werden können.
• Risikomanagement: Gibt es potentielle Risiken bei der Durchführung des Projekts? Wenn ja, sollten jetzt Strategien entwickelt werden, um diese notfalls bewältigen zu können.

3.   Ausführung

Jetzt kann es losgehen. In der Ausführungsphase wird der Plan in die Tat umgesetzt. Dabei ist es wichtig, die Aktivitäten gut zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder stets im Bilde darüber sind, was ihre Aufgaben sind. Regelmäßige Meetings und Updates helfen, den Fortschritt zu überwachen und transparent zusammenzuarbeiten.

4.   Überwachung und Steuerung

Diese Phase läuft parallel zur Ausführung. Hierbei geht es darum, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt den zeitlichen und budgetären Rahmen nicht übersteigt. Auch die Qualität und Wirkung der umgesetzten Maßnahmen wird laufend überprüft. Falls etwas nicht nach Plan läuft, kann dies rechtzeitig erkannt werden, was es ermöglicht, Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

5.   Abschluss

Nachdem die letzten Aktivitäten ausgeführt werden, gelangt das Projekt zum Abschluss. Jetzt werden die Ergebnisse dokumentiert und abschließend bewertet. Nur allzu oft wird diese Phase vernachlässigt, dabei ist sie besonders wichtig, um Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen. Was lief gut, was könnte noch verbessert werden? Diese Lehren sollten gemeinsam im Team erörtert werden.

Werkzeuge und Methoden des Projektmanagements

Es gibt unzählige Methoden zum Projektmanagement und ebenso viele Tools, die verwendet werden können. Wenn ihr noch ganz am Anfang eurer Projektarbeit steht, solltet ihr unterschiedliche Dinge ausprobieren, um die für euch passenden Methoden zu finden. Hier sind einige Beispiele, über die man im Internet viele weitere Informationen erhält:

Gantt-Diagramm

Dieses Diagramm ist ein visuelles Werkzeug, das den Zeitplan und den Fortschritt eines Projekts übersichtlich darstellt. Es eignet sich gut, um in der Ausführungs- und Überwachungsphase stets am aktuellen Stand zu sein.

Projektstrukturplan (PSP)

Das ist eine hierarchische Darstellung der Aufgaben und Arbeitspakete, die im Projekt erledigt werden müssen. Sie hilft dabei, die To-Dos im Team zu verteilen und eine bessere Zusammenarbeit zu erreichen.

Kanban-Board

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Management-Tool, das den Arbeitsablauf visualisiert und den Fortschritt von Aufgaben in verschiedenen Phasen darstellt. Es wird oft in agilen Projektmanagement-Methoden verwendet und die meisten digitalen Projektmanagement-Tools können Aufgaben in dieser Form organisieren. Dabei gibt es verschiedene Spalten (z. B. „To-Do” „In Arbeit” „Fertig”) und für jede Aufgabe eine Karte, die durch die Phasen verschoben werden kann.

Digitale Tools

Bekannte und beliebte Projektmanagement-Tools sind zum Beispiel Trello und Asana, die beide eine kostenlose Version und günstigere Konditionen für gemeinnützige Vereine haben. Auch Tools wie Miro können nützlich sein. Wer lieber kein neues Tool anschafft, kann sich auch mit Excel und seinen entsprechenden Vorlagen behelfen.

Tipps für erfolgreiches Projektmanagement in NGOs und Vereinen

1.   Klare Kommunikation

Wie überall, wo Menschen zusammenarbeiten, ist eine gute Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Alle Beteiligten sollten regelmäßig über die Fortschritte informiert und ihre Anliegen gehört werden.

2.   Flexibilität

Bei aller Planung sollte man dennoch flexibel bleiben. Umstände können sich ändern – dann ist es wichtig, das Projekt anpassen zu können. Nur mit einem guten Maß an Flexibilität können unerwartete Herausforderungen gemeistert werden. Wichtig ist also, Pufferzeiten dafür einzuplanen.

3.   Dokumentation und Lernen

Jedes Projekt liefert nicht nur Mehrwert für die Zielgruppe, sondern auch wichtige Erkenntnisse für das Projektteam. Daher ist es sehr wichtig, das Projekt umfangreich zu dokumentieren und aus den gemachten Erfahrungen zu lernen. So können künftige Unterfangen noch besser geplant und durchgeführt werden.

Mit Struktur zum Erfolg

Projektmanagement ist eine wertvolle Fähigkeit, die NGOs dabei unterstützen kann, ihre Ziele effizienter und erfolgreicher zu erreichen. Mit einer klaren Struktur, den richtigen Werkzeugen und einem engagierten Team können Projekte erfolgreich geplant und umgesetzt werden. Für den Anfang reichen die Grundlagen und mit der Zeit kann das Wissen über Projektmanagement schrittweise ausgebaut werden. So ist man rasch in der Lage, auch komplexe Projekte souverän zu managen.

Text: Karin Sommer, Foto:  pixabay