Digitale Basics für Vereine: Welche Tools wirklich nötig sind

Die digitale Arbeit hat zahlreiche Vorteile für gemeinnützige Vereine. Dazu zählen unter anderem örtliche und zeitliche Flexibilität, mehr Effizienz und Zeitersparnis. Allerdings kann die Vielzahl an verfügbaren digitalen Tools verwirren. Hier eine Orientierungshilfe, welche Grundausstattung für kleine gemeinnützige Vereine sinnvoll ist, inklusive einer Übersicht der Vor- und Nachteile sowie deren Einsatzbereiche.

1. Gemeinsame Datenablage

Um im Team zu arbeiten, müssen alle jederzeit Zugriff auf relevante Daten haben. Dafür gibt es zwei Lösungen: ein eigener Server, auf dem Daten gespeichert werden, oder ein Cloud-Dienst. Letztere haben vor allem den Vorteil, dass die Daten von überall aus zur Verfügung stehen und gemeinsam in Echtzeit an ihnen gearbeitet werden kann. Automatische Backups schützen zudem vor Datenverlust. Nachteilig ist, dass eine stabile Internetverbindung notwendig ist und je nach Anbieter Datenschutzbedenken gegeben sein können. Der eigene Server bietet hohe Sicherheit und Kontrolle über die Daten, dafür ist eine recht hohe Anfangsinvestition und technisches Know-how erforderlich. Der Zugriff von außerhalb des Netzwerks ist eingeschränkt.

Beispiele für Cloud-Lösungen: Google Workspace, Microsoft OneDrive, Dropbox, Nextcloud, etc.

2. E-Mail-Programme

Ein digitales Postfach ist unverzichtbar. Ob kostenlose gmx-Adresse oder Adresse vom Webhost mit eigener Domain: Mail-Programme rufen neue Mails ab, ermöglichen die Kommunikation und die Verwaltung von Kontakten. Vor allem für die Kommunikation mit Spendenden ist ein E-Mail-Programm wichtig.

Beispiele: Thunderbird, Gmail, Outlook, ProtonMail, etc.

3. Datenbank/CRM

Hier wird grundsätzlich zwischen On-Premise-Lösungen (also solchen, die auf einem Einzelgerät oder am Server installiert werden müssen) und Cloud-Lösungen unterschieden. Beide ermöglichen die Verwaltung von Mitglieder- und Spender-Daten, Spenden und Kontakten.

Die Vorteile von On-Premise-Lösungen sind die Unabhängigkeit von einer Internetverbindung, die hohe Anpassungsfähigkeit und die volle Kontrolle über die Daten. Dafür ist man aber auch selbst für Wartung und Updates zuständig und braucht technisches Know-How.

Beispiele für On-Premise-Lösungen: FileMaker, Microsoft Access, etc.

Cloud-Lösungen hingegen bieten hingegen Zugriff auf die Daten von überall aus, werden durch den Anbieter gewartet und geupdated und sind einfacher einzurichten und zu bedienen. Meistens stehen umfangreiche Funktionen zur Spender- und Spendenverwaltung zur Verfügung. Die Nachteile? Laufende Kosten und je nach Anbieter könnten Datenschutzbedenken bestehen.

Beispiele für Cloud-basierte Lösungen: CiviCRM, FundraisingBox CRM, Salesforce Nonprofit Cloud, DonorPerfect, etc.

4. Online Banking

Alle Banken bieten eine Lösung für Online-Banking an. Auch hier kann man häufig neben den Browser-Versionen auch On-Premise-Software nutzen. So oder so ermöglicht die Bank-Software die Durchführung von SEPA-Abbuchern und die Verwaltung der Vereinsfinanzen.

5. Online-Spenden-Tool

Ein großer Prozentsatz aller Spenden wird heute online getätigt. Daher ist es wichtig, hier eine passende Lösung parat zu haben. Entweder verlässt man sich auf einen PayPal-Button auf der Website und kombiniert das mit Spenden-Plattformen, oder man investiert in eine Fundraising-Software.

Ersteres hat den Vorteil, sehr einfach einzurichten und unkompliziert nutzbar zu sein. Allerdings hat die Erfahrung gezeigt, dass es besser ist, viele unterschiedliche Zahlungsarten anzubieten und über ein eigenes Formular erhält man auch immer alle Spenderdaten.

Beispiele für Spendenplattformen: Betterplace, GoFundMe, etc.

Fundraising-Software ist in Basis-Ausführungen oft kostenlos, bzw. nur mit Transaktions-Gebühren belegt. Erweiterte Optionen sind in der Regel auch mit höheren Kosten verbunden, wobei es auch hier rein Transaktionsgebühren-finanzierte Software gibt. Die Vorteile: Formular auf der eigenen Website, mehrere Zahlungsarten, Zugriff auf alle relevanten Daten. Außerdem werden solche Angebote regelmäßig weiterentwickelt und mit neuen Funktionen versehen.

Beispiele für Fundraising-Software: Raisenow, FundraisingBox, Grün spendino, Donorbox, etc.

6. Video-Konferenz-Tool

Ob Team-Besprechung in hybriden Teams oder Meeting mit Partnern und Sponsoren: Video-Meetings sind aus dem Vereinsalltag nicht mehr wegzudenken. Außerdem können Vereine sie für virtuelle Veranstaltungen wie Webinare und Online-Vorträge nutzen. Je nach Nutzerzahl und Anbieter können kosten anfallen.

Beispiele für Video-Konferenz-Tools: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Jitsi Meet, etc.

7. Projektmanagement-Tool

Zugegeben, es geht auch ohne, aber mit ist es wesentlich einfacher, komplexe Projekte und Aufgaben zu managen. Ein solches Tool ermöglicht die Organisation und Überwachung von Aufgaben und Projekten und verbessert die Zusammenarbeit und Effizienz im Team. Es gibt eine Übersichtliche Aufgabenverwaltung, Zeitstränge und Kalenderansichten. Dead-Lines können gut eingesehen werden und Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Nachteilig ist, dass viele dieser Programme eine längere Einarbeitungszeit benötigen, außerdem können laufende Kosten anfallen.

Beispiele für Projektmanagement-Tools: Trello, Asana, Monday.com, Basecamp, etc.

8. Newsletter-Tool

Einen Newsletter zu verschicken ist die effizienteste Möglichkeit, seine Unterstützenden auf dem Laufenden zu halten. Außerdem können Spendenaufrufe und personalisierte E-Mails ausgeschickt werden. Diese Tools kosten je nach erforderlicher Kontaktanzahl mal mehr mal weniger.

Beispiele für Newsletter-Tools: Sendinblue, CleverReach, Mailchimp, etc.

9. Website-Builder bzw. CMS

Damit die Website des Vereins aktuell gehalten werden kann, braucht es einen einfach nutzbaren Website-Builder bzw. ein nutzerfreundliches CMS. Diese Software ermöglicht es, Änderungen an der Website selbst vorzunehmen. Auch hier fallen meistens Kosten an, wenn die Seite professionell aussehen soll.

Beispiele für gute CMS und Website-Builder: WordPress, Wix, Weebly, Joomla, etc.

10. Antivirus-Software

Zuletzt das vielleicht wichtigste Tool: Ein Antiviren-Programm. Besonders kleine Vereine geraten oft ins Visier von Cyber-Kriminellen, da sie häufig geringes IT-Wissen besitzen und sich nicht ausreichend schützen. Viren und Malware können Datenverlust verursachen, bzw. können Kriminelle die Daten “kidnappen” und den Verein damit erpressen. Antivirus-Software ist also unverzichtbar!

Beispiele für Antivirus-Software: Avast, Bitdefender, Avira, Norton, Kaspersky, etc.

Software-Übersicht vom Fundraising Magazin

Die Auswahl der richtigen digitalen Tools ist für die effiziente und erfolgreiche Arbeit kleiner gemeinnütziger Vereine unerlässlich. Die vorgestellten Tools bieten eine grundlegende Ausstattung, die Vereine dabei unterstützt, ihre Arbeit flexibler, sicherer und effektiver zu gestalten. Um den Überblick zu behalten und die passenden Anbieter zu finden, lohnt sich ein Blick in Software-Übersicht vom Fundraising-Magazin. Es erleichtert den Vergleich von Software und Anbieter. So können Vereine sicherstellen, dass sie optimal ausgerüstet sind, um ihre Ziele zu erreichen und ihre Mission bestmöglich zu unterstützen.

Text: Karin Sommer, Foto: DALL-E 2024