So nutzen Vereine und NPOs Microsoft-Produkte kostenfrei

Wenn jeder Euro für den guten Zweck zählt, können Software-Lizenzen ein Loch ins Budget reißen. Wir zeigen, wie Vereine und NPOs Microsoft-Produkte kostenfrei nutzen dürfen.

Als Schatzmeister überlegt man immer, wo man dem Verein Geld sparen kann. Eine Möglichkeit sind sogenannte NPO-Programme großer Konzerne, beispielsweise Microsoft. Normalerweise kostet eine einzige Lizenz der „Microsoft 365 Business Premium“-Variante mit Office-Tools, Teams und einer Terrabyte-großen Cloud auf „One Drive“ über 100 Euro. Wir zeigen, wie Vereine gleich 300 solcher Lizenzen kostenfrei bekommen. So wird der Verein günstig digital.

1. Bei Microsoft als Verein anmelden

Für eine Lizenz als Verein muss man sich auf der Microsoft-Seite für NPO anmelden. Notwendig sind hier Angaben zur Person, zum Verein und für Deutschland die Steuernummer des Vereins. Zusätzlich muss der aktuelle Gemeinnützigkeitsbescheid des zuständigen Finanzamtes als PDF hochgeladen werden. Die anmeldende Person sollte möglichst auch der zukünftige Admin sein, der dann die Benutzerrechte für die kostenfreien Microsoft-Lizenzen vergibt.

Kleiner Tipp: Microsoft lässt sich als Name für die Anmeldung ein onmicrosoft.com-E-Mail-Konto einrichten. Davon nicht verwirren lassen, denn die Mails vom neuen Microsoft-Konto des Vereins gehen an die bei der Anmeldung anzugebende Vereins-E-Mail. Sinnvoll ist dafür eher eine allgemeine Adresse wie Vorstand @ verein . de und keine personalisierte Adresse. Da diese onmicrosoft.com-E-Mail auch der Name bei der Anmeldung im Konto ist, sollte man eher einen kurzen Namen wählen. Außerdem wird um ein Passwort gebeten. Das sollte man sich notieren, weil es für die erste Anmeldung gebraucht wird und von automatisierten Passwortmanagern nicht vergeben werden kann.

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2. Unternehmen prüft die Daten

Ist die Anmeldung abgeschickt, erhält der Verein eine Bestätigungsmail und wird aufgefordert, noch etwas zu warten. Diese Prüfung hat bei einem Test gerade einmal einen Tag gedauert. Im zweiten Schritt folgt eine E-Mail, dass man die Produkte von Microsoft nun nutzen kann. Nutzen heißt: Man erwirbt jetzt die notwendigen Lizenzen. Übrigens auch, wenn sie nur 0 Euro kosten. Dafür meldet man sich mit seinem neuen Vereins-Microsoft-Konto auf der speziellen Website für Non-Profits an. Hier findet man verschiedene Angebote. Nicht alle sind kostenfrei, aber deutlich günstiger als für Geschäftskunden.

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3. Microsoft-Produkte kostenfrei erwerben

Spätestens jetzt sollte klar sein, wie man Microsoft im Verein nutzen möchte. Im vollständig kostenfreien „Microsoft 365 Business Basic“-Paket sind beispielsweise eine große Cloud von „One Drive“ und die Nutzung der digitalen Microsoftprogramme wie Word, Excel oder Powerpoint in dieser Cloud enthalten. Man muss also auf seinem Rechner nicht MS-Programme extra installieren. Von dieser Lizenz kann man bis zu 300 erwerben. Das heißt, ist der Verein kleiner als 300 Mitglieder, können alle eine solche Lizenz erhalten. Der Admin muss diese aber alle einrichten und Benutzungsrechte vergeben.

Will man jedoch beispielsweise Ehrenamtlichen oder Mitgliedern die Programme zur Verfügung stellen, ist dies nicht mehr kostenfrei! Eine Lizenz kostet dann 3 Dollar im Monat – was aber immer noch günstig ist. Das Prinzip ist wie bei anderen Online-Bestellungen auch mit einem digitalen Warenkorb ausgestattet, in den man die benötigten Lizenzen legt.

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4. Bankdaten hinterlegen

Auch für den Erwerb von kostenfreien Lizenzen braucht Microsoft Konto-Angaben des Vereins oder eine Kreditkarte. Kreditkarte ist einfach, hat aber nicht jeder Verein. Daher SEPA: Hier füllt man seine Bankdaten in das angebotene Formular. Abgefragt werden BIC und IBAN sowie die korrekte Adresse. Die Adresse muss mit der im Gemeinnützigkeitsbescheid übereinstimmen. Ist das Bankformular abgeschickt, erscheint ein digitales SEPA-Lastschriftmandat, das man unterzeichnen muss. Bei einem Vier-Augen-Prinzip müssen zwei aktuelle Vorstände unterzeichnen. Das passiert nur durch eine Namensangabe. Man kann aber auch echte Unterschriften als Bild hochladen. Dann sendet man dieses Dokument ab. In unserem Test konnten wir den Bestellbutton dann trotzdem nicht drücken. Erst nach einem Refresh der Seite (Taste F5) nach einer Minute wurde der Bestellbutton blau, und wir konnten die kostenfreien Lizenzen erwerben.

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5. Benutzer anlegen

Nun erfolgt die Vergabe der Benutzerrechte, indem die Lizenzen zugeordnet werden. Dafür müssen die Benutzer einzeln angelegt werden. Wieder wird ein onmicrosoft.com-E-Mail-Konto erstellt, das innerhalb des Vereinskontos zur Identifikation genutzt wird. Klarnamen sind hier zu empfehlen. Vorname, Name und Benutzername werden vergeben. Anschließend kann man anhaken, dass der neue Benutzer sein automatisch vergebenes Kennwort per E-Mail erhält. Dafür muss die persönliche E-Mailadresse angegeben werden. Andererseits erfolgt die Meldung an das onmicrosoft.com-E-Mail-Konto des Vereins und damit an die angemeldete Vereins-E-Mail. Das Kennwort kann der Benutzer dann selbst individualisieren.

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Anschließend weist man dem neuen Benutzer eine der erworbenen Lizenzen zu. Auch Profilinformationen zur Person wie Adresse und Beruf können hinterlegt werden. Das ist aber nicht zwingend. Zum Schluss kann man diese Benutzervorlage als Standardvorlage speichern, was die Vergabe weiterer Benutzerrechte enorm vereinfacht. Die Benutzer müssen sich bei der ersten Anmeldung mittels des Microsoft Authenticator-App auf einem Mobiltelefon authentifizieren. Dazu werden Sie von der Website aufgefordert. Und dann kann es losgehen. Natürlich können Benutzerrechte vom Vereins-Admin auch wieder entzogen werden. Beispielsweise bei Vereinsaustritt.

Text: Matthias Daberstiel, Foto: momius/AdobeStock