21. Dezember 2023

Jahresbericht für den Verein: Das muss rein

Jahresbericht für den Verein

Einen Jahresbericht schreiben, das gehört für Vereine und Organisationen zur Transparenz dazu. Was alles rein muss.

Einen Jahresbericht zu erstellen ist zwar keine Pflicht für gemeinnützige Organisationen, doch sehr empfehlenswert. Einerseits verlangen die meisten Fördermittelgeber einen Jahresbericht, um sich ein Bild über die Tätigkeiten des Vereins machen zu können, andererseits können damit Spendende, Mitglieder und Freiwillige einmal im Jahr ausführlich informiert werden. Außerdem kann er zur Vorstellung der Organisation bei Interessenten verwendet werden und weitere Spenden einbringen.

Warum ein Jahresbericht wichtig ist

Ein umfassender Jahresbericht inklusive Finanzbericht schafft zudem Vertrauen und Transparenz. Er zeigt ganz klar auf, wofür die erhaltenen Spendengelder verwendet wurden und was damit erreicht werden konnte. Unterstützende wissen dadurch, welche Finanzierungsquellen die Organisation hat und wieviel vom Gesamten in die einzelnen Projekte und Programme fliest. Gute Information ist zudem ein wichtiger Aspekt der Spender-Bindung. Es tut auch der Organisation selbst gut, einen Jahresbericht zu verfassen: Die Erstellung ist ein Rückblick und gibt Gelegenheit zur Reflexion und zum Bilanz ziehen: Wo lagen die Stärken und Schwächen? Was lief besonders gut, was eher schlecht? Wo kann etwas verbessert werden?

Ein Jahresbericht ist auch eine Form der Dokumentation der Arbeit: Denn wer kann sich schon merken, wie viele Teilnehmer beispielsweise der erste Workshop mit Begünstigten vor elf Jahren hatte?

Welche Inhalte sollte ein Jahresbericht haben?

Ein Jahresbericht bietet einen Rückblick auf die Tätigkeiten einer Organisation, eine Gelegenheit, Erfolge und Meilensteine zu feiern und einen Ausblick auf kommende Projekte zu geben. Diese Punkte sollten in keinem Jahresbericht fehlen:

Einleitung

Hier stehen einleitende Worte, oft vom Vorstand oder der Geschäftsführung, die wichtige Ereignisse des vergangenen Jahres zusammenfassen und sich für die Unterstützung von Spendenden, Freiwilligen und anderen Helfern bedanken. Außerdem geben sie einen Ausblick darüber, was die Leser auf den nächsten Seiten erwartet. Weiters kann hier auf die Vision der Organisation eingegangen werden, also auf das große Ziel, das sie sich vorgenommen hat.

Der Jahresrückblick

Los geht es gleich mit dem Kernstück des Jahresberichts: Welche wichtigen Ereignisse haben stattgefunden? Gab es Erfolge und Meilensteine zu feiern? Hier darf es schon detaillierter zugehen als in der Einleitung. Der Abschnitt zeigt die Kernprojekte der Organisation, erzählt die wichtigsten Geschichten und berichtet über absolute Highlights des Jahres.

Projekte und Aktivitäten

Hier steht, was die Organisation sonst noch alles gemacht hat. Passend sind zum Beispiel Veranstaltungsrückblicke, Beschreibungen der Organisations-Aktivitäten und kleinerer Projekte. Ideal ist es, nicht zu trocken zu berichten. Geschichten von Projektteilnehmer*innen, Freiwilligen, Begünstigten oder Mitarbeitenden transportieren neben der reinen Information über die Tätigkeit auch den konkreten Mehrwert, den Outcome oder auch Impact. Das Stichwort für einen spannend zu lesenden Jahresbericht ist: Storytelling.

Finanzbericht

Nun kommt der Teil mit den Zahlen und Statistiken. Er zeigt transparent auf, wieviel an Spenden, Förderungen und anderen Zuwendungen die Organisation erhalten hat und wie sich die Gesamtsumme auf die jeweiligen Quellen aufteilt. Ebenso verfährt man mit den Ausgaben: Wieviel wurde für welche Projekte ausgegeben, wieviel für Verwaltung, Gehälter, etc. Je transparenter dieser Abschnitt Auskunft über die finanzielle Situation der Organisation gibt, desto besser: Denn das schafft Vertrauen, was wiederum unverzichtbar für zukünftige Spenden ist. Dabei sollten die Zahlen in übersichtlichen, ansprechenden Grafiken aufbereitet werden.

Ausblick

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit all dem, was noch nicht erreicht wurde. Sollen zum Beispiel neue Aktivitäten hinzukommen, Projekte ausgeweitet oder das Team vergrößert werden? Welche Pläne hat die Organisation für das kommende Jahr (und warum braucht man dafür Unterstützung in Form von Spenden und Helfern)?

Dank und Anerkennung

Zum Abschluss ist noch Platz, um ausführlich Danke zu sagen. Hier sollten alle wichtigen Stakeholder der Organisation erwähnt und bedankt werden, z. B. Großspender, Förderstellen, Ehrenamtliche, Partner, etc. Wichtig ist hierbei, dass vorab geklärt wird, ob Personen und Unternehmen namentlich im Bericht genannt werden wollen.

Design und Layout eines Jahresberichtes

Das Design des Jahresberichtes sollte unbedingt in den Farben, Schriftarten und Designelementen der Organisation gehalten sein. Das verstärkt den Wiedererkennungswert, wirkt professionell und festigt den Markenauftritt.

Bleiwüsten in Form von seitenlangem Text sollten dringend vermieden werden. Ein gutes Layout lässt auch etwas „Weißraum“ frei und lockert Texte mit Bildern und Grafiken auf. Am besten sind hier eigene Fotos aus Projekten und Aktionen, es kann aber auch auf gute, inhaltlich passende Stock-Fotos zurückgegriffen werden. Bei Fotos, die zum Beispiel Begünstigte zeigen, muss zwingend vorab von den abgebildeten Personen ein schriftliches Einverständnis abgeholt werden.

Statistiken und Grafiken sollten auch in den Organisations-Farben gehalten sein. Außerdem sollten sie übersichtlich – lieber ein oder zwei Grafiken mehr, als eine völlig überladene – und einfach zu verstehen sein.

Wer kein grafisches Know-how im Team hat, greift am besten auf professionelle Grafikerinnen oder Layouter zurück. Gerade bei einem langlebigen Produkt wie einem Jahresbericht zahlt sich die fachgerechte Gestaltung aus. Das gilt übrigens auch für die Texte: Freelance-Texter können bei der Erstellung oder beim Lektorat behilflich sein.

Tipps aus der Praxis

Wer einen Jahresbericht erstellen will, tut gut daran, schon während des laufenden Jahres damit zu beginnen. Dafür notiert man sich zumindest Stichworte zu Aktivitäten und Projekten in einem Dokument, das später ausgearbeitet werden kann. Denn es kostet viel Zeit, sich im Nachhinein an alles zu erinnern, was die Organisation in einem Jahr gemacht hat. Optimal dafür ist es, wenn gleich eine eigene Jahresbericht Vorlage erstellt wird, in die Stichworte eingetragen werden können. Die Vorlage kann dann jährlich wiederverwendet werden. Die Ergebnisse von Projektevaluationen und Wirkungsanalysen können ebenfalls sofort in dieses Dokument übernommen werden, sobald sie fertig sind. So spart man sich die Arbeit nachträglich.

Die im Bericht erzählten Geschichten und dargestellten Grafiken können auch ausgezeichnet für Social Media oder den Blog verwendet werden. Das ist guter Content, der bereits vorhanden ist und damit wieder zusätzliche Arbeit erspart. Die Erscheinung des neuen Jahresberichtes ist eine tolle Gelegenheit für ein Mailing. Er wird meist im März oder April fertig, ein guter Zeitpunkt, um nach der Hauptspendenzeit im Dezember wieder nach Spenden zu fragen. Dies kann zum Beispiel in Form eines beigelegten Briefes mit Zahlungsanweisung oder mittels QR-Code und einem Online-Spendenformular erfolgen.

Weitere Informationen über den Inhalt eines guten Jahresberichtes gibt das DZI in Form einer Checkliste

Außerdem hilfreich ist der Leitfaden für verständliches Schreiben des deutschen Innenministeriums.

Text: Karin Sommer, Foto: yoshitaka/AdobeStock

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