Benefizkonzert veranstalten – So klappt’s auch mit den Spenden 

Konzerte gehören zu den beliebtesten Events, um Spenden zu sammeln. Wir geben Tipps, wie Sie ein Benefizkonzert veranstalten und nennenswerte Spendeneinnahmen erzielen.

Oftmals kommt die Idee zum Benefizkonzert auf, weil jemand eine Band, einen Chor oder einen Orchesterleiter kennt. Das ist gut, birgt aber die Gefahr, ein Event an der eigenen Zielgruppe vorbeizuplanen. Independent-Rock kommt bei Menschen über 50 eher wenig an. Deshalb sollten Sie sich vorher Gedanken machen, wer zum Konzert kommen soll und wen Sie mit der Musikrichtung ansprechen wollen. Soll es die eigene Klientel sein? Oder wollen Sie sich bewusst an eine neue Zielgruppe wenden? Danach sollten Sie gezielt nach Kontakten fragen und Musikrichtungen finden, die zu der Zielgruppe passen.

Terminfindung ist wichtig

Was nützt das schönste Sommerkonzert, wenn es mitten in den Sommerferien liegt? Wenn Sie ein Benefizkonzert veranstalten und dafür berufstätige Menschen begeistern wollen, sollten Sie den Termin nicht mitten in die Urlaubszeit legen. Ganz wichtig ist es, frühzeitig Termine in der Region in den Blick zu nehmen, um nicht mit beliebten jährlichen Großevents zu kollidieren. Veranstaltungsportale bieten da eine verlässliche Orientierung. 

Ohne Werbung geht es nicht

Für die Werbung sollten Sie einen Vorlauf von mindestens drei Monaten haben, für die Gesamtveranstaltung etwa mit sechs Monaten Vorbereitungszeit planen. Meist sprechen solche Konzerte eher die Bevölkerung vor Ort oder in einem begrenzten Umkreis an. Aber auch diese Menschen haben eventuell ein Opern-Anrecht oder einfach andere Dinge zu tun. Empfehlenswert ist es deshalb, eigene Kanäle zu bespielen – wie beispielsweise die Website, den eigenen Adressverteiler, das Kirchenblatt – oder Handzettel zu verteilen oder Plakate aufzuhängen. Auch Social Media oder Plattformen wie nebenan.de bewähren sich mittlerweile dafür. Sollen Benefizkonzerte ihre volle Wirkung entfalten, sind die besten Werbeträger aber die eigenen Mitglieder. Sie laden zu solch einem Event, bei dem ja etwas geboten wird, deutlich lieber persönlich ein als zu einer Direktspende.

Benefizkonzert – exklusiv oder nicht?

Exklusive Events sind meist nur für einen kleinen Kreis vorgesehen. Sie können daher z.B. ein Benefizkonzert veranstalten, wenn Sie eine zahlungskräftige Klientel anlocken möchten. Das Angebot, noch Freunde mitzubringen, hat sich bewährt und erweitert die Zielgruppe. Eine Anmeldung ist dann aber unbedingt notwendig, was den Aufwand deutlich erhöht. Auch die Erwartungen an ein solches Event sind höher. Somit müssen Sie schon frühzeitig Künstler gewinnen, die dann auf zumindest einen Teil der Gage verzichten.

Karten verkaufen oder reservieren

Ein Kartenvorverkauf ist empfehlenswert, weil das Konzert so besser planbar wird. Über Veranstaltungsportale wie eventbrite ist es möglich, Tickets im Vorfeld online zu verkaufen. Das kostet aber Gebühren. Wollen Sie zugunsten von Spenden auf den Eintritt verzichten, können Sie immer noch eine Platzvorbestellung einrichten und bekommen so ein Gefühl, ob das Event Menschen anzieht. Die Unverbindlichkeit steigt ohne einen Vorverkauf, und Leute springen noch im letzten Moment ab. Die Frage nach Verkauf oder Spende macht auch eine steuerliche Einordnung der Einnahmen nötig. Hierzu sei auf die Zusammenfassung des IWW-Instituts zum Thema „Eintrittsspenden“ verwiesen. Es gibt auch Künstler, die Auftrittsmöglichkeiten auf eigene Rechnung suchen und sich zum Schluss die Gage mit dem Besitzer des Auftrittsorts teilen. Wohl dem, der große Räume hat.

Der beste Zeitpunkt für die Spendenbitte

Weswegen besucht man ein Event? Um es zu genießen. Auch wenn Sie ein Benefizkonzert veranstalten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass der Spendenaspekt leider eher zweitrangig ist. Das ist nicht schlimm, aber wenn Sie die Besucher noch mit einer langen gestelzten Rede „unterhalten“, bevor der erste Ton erklingt, haben Sie den größten Fehler gemacht. Eine kurze Begrüßung reicht, in der Sie sich freuen, so viele Menschen zu sehen, die das Anliegen des Vereins oder der Stiftung unterstützen. Wann ist also der richtige Moment für die Spendenbitte, damit Benefizkonzerte optimal wirken? Am besten ist der Zeitpunkt vor dem letzten Stück oder der Zugabe. Dann sind die Menschen emotional am stärksten angetan. Sie hatten einen schönen Abend und sind dann gewiss gewillt, diesem schönen Gefühl mit einer Spende nachzugeben.

Beispiele helfen bei Spendenhöhe

Formulieren Sie kurz und prägnant, worum es geht und in welche Projekte die Einnahmen des Abends fließen. Vergessen Sie den Dank an die Künstler und Organisatoren nicht und betonen Sie deren Ehrenamtlichkeit. Spendenbeispiele helfen auch hier, um die Gabe in der Höhe zu illustrieren. Normalerweise wird Bargeld eingesammelt. Das sollten Menschen tun, die im Verein tätig oder ehrenamtlich aktiv sind, oder aber sogar Menschen, denen die Hilfe zugutekommt. 

Spendenmöglichkeit und kurze Informationen

Empfehlenswert ist es, ein Programmheft als Handzettel zu gestalten, der zum Thema der Organisation einige kurze Informationen, eine gute Geschichte und die Spendenmöglichkeit bereithält. So kommen auch nach dem Konzert noch Spenden zusammen. Wenn Sie Ihr Benefizkonzert veranstalten, schauen Sie unbedingt auch nach technischen Lösungen für Kartenzahlungen, die vor Ort nur WLAN benötigen. Größere Organisationen bieten für ein solches Konzert zusätzlich eine Online-Spendenmöglichkeit im Vorfeld an. Es könnten ja auch eingeladene Gäste gern etwas spenden wollen, weil sie das Thema anspricht, sie aber an dem Tag ausgerechnet keine Zeit haben.

Foto: chika milan/AdobeStock